A Google Dokumentumok hihetetlenül kényelmes, de a felelőtlen linkmegosztás feltárhatja azokat a dokumentumokat, amelyek magánnak tűnhettek.
Sokan dicsérik Google Dokumentumok sokoldalúsága és felbecsülhetetlen lehetősége, hogy megosszon egy dokumentumot bizonyos emberekkel, de ezek a megosztási lehetőségek és azok felhasználása megnyithatja az ajtót a magánélet hatalmas megsértésének. Időnként ijesztően nehéz az internetet profi minőségben használni és elkerülni a Google szolgáltatásaira való támaszkodást, de vannak módok ezen eszközök használatára és a személyes adatok egyidejű védelmére.
A Google szolgáltatáscsomagja mindenki számára hasznos, aki rendelkezik internet-hozzáféréssel. A vállalat ingyenes programokat tárol az összes tevékenységi kör számára, mint például a Gmail, a Google Táblázatok, a Google Drive, a Google Maps és természetesen a Google Dokumentumok. Mindezek az eszközök lenyűgöző megosztási lehetőségeket kínálnak, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára az adatok megosztását és a projektekben való együttműködést, némelyik pedig még szórakoztató is.
Folytassa a görgetést az olvasás folytatásához Kattintson a lenti gombra a cikk gyorsnézetben történő elindításához.
Sajnos ezen megosztási lehetőségek kihasználása a legnagyobb kockázatot is jelenti. A Google Dokumentumokban a linkek megosztásának legegyszerűbb módja a linkmegosztás bekapcsolása, hogy egyedi URL-t állítson elő a dokumentum számára, és ezt a linket elküldje egy kollégának. Míg a linkszemély közvetlen elküldése viszonylag biztonságos, ha az adott dokumentumnak vannak olyan linkjei, amelyek más webhelyekre vezetnek, ezekre a hivatkozásokra kattintva az előző URL-t (azt, amelyet magának a dokumentumnak a megosztásához hoztak létre) elküldi a új webhely könyvtárát. Ez nem eredendően aljas gyakorlat - ez csak egy kevéssé ismert része az internet működésének.
Hogyan lehet megőrizni az adatvédelmet a Google Dokumentumok küldésekor
A Google Dokumentumok biztonságos megosztásának egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb módja az, ha megosztja azt bizonyos emberekkel. Ennek megvalósítására néhány mód van. A leggyorsabb mód a kapcsolattartás kikapcsolásának fenntartása, és ehelyett a linkmegosztási beállításokban válassza a „Specific People” lehetőséget. Ehhez meg kell, hogy a másik fél bejelentkezzen egy Google-fiókba, de ha a feladat azt jelenti érzékeny információk küldése egy dokumentumban valószínűleg megéri a plusz lépést. Ha a fájl tartalmaz linkeket, és a felhasználó rákattint, az URL akkor is megmondja más webhelyeknek, hogy hol volt a felhasználó, amikor rákattintottak a linkre, azonban nem engedélyezi ezeknek a webhelyeknek a dokumentum elolvasását, mivel a linkmegosztási beállítások meg vannak adva hogy csak a kiválasztott személyekre korlátozzuk a hozzáférést.
Egy másik lehetőség a Google Csoportok használata. Ehhez az útvonalhoz mindenkinek meg kell követelnie, hogy bejelentkezzen Google-fiókkal, de cserébe létrehoz egy listát azokról az emberekről, akiknek bármit kizárólagosan meg lehet osztani. Ez nagyszerű lehetőség, ha a munkához gyakran meg kell osztani a dokumentumokat emberek nagy csoportjával. Minden csoportnak saját társított '@googlegroups' e-mail címe lesz, ezért ahelyett, hogy egy adott személy e-mail címét illesztené be a dokumentum megosztási helyének kiválasztásakor, egyszerűen használja a csoport e-mail címét. Célszerű nyomon követni a csoport tagjait annak tudatosítása érdekében, hogy kinek van hozzáférése a megosztott fájlokhoz, és könnyű eltávolítani azokat az embereket, akik már nem vesznek részt a projektben.
Végül, mint általában az online kommunikáció során, az adatvédelmi beállítások figyelembevétele, amikor az információk megosztása kulcsfontosságú. A linkmegosztás intelligens használatával Google Dokumentumok biztonságos és biztonságos is lehet.